Formato de cotización gratis.

¿Qué es un formato de cotización y para qué sirve?

Un formato de cotización es el documento donde le dices a un cliente cuánto le va a costar lo que te pidió, qué incluye, hasta cuándo vale ese precio y cómo te va a pagar. Parece un trámite, pero me ha tocado ver muchas ventas que se enfrían justo en ese paso: la cotización llega tres días tarde, con un total mal sumado o sin fecha de vigencia, y el cliente termina comprándole al que respondió primero.

Conviene separarla de la factura. La cotización es una oferta previa, sin valor tributario, que el cliente puede aceptar, negociar o dejar en visto. La factura viene después, cuando la compra ya ocurrió. Por eso conviene tratarla como parte del proceso de venta: es lo último que el cliente lee antes de decidir y, muchas veces, lo que reenvía a su jefe para que apruebe el gasto.

Si buscabas una plantilla de cotización Excel que haga las cuentas por ti y que también abra bien en Google Sheets, esta está pensada para eso. Tiene seis hojas: portada, instrucciones, la cotización lista para PDF, datos de tu empresa, catálogo y registro de cotizaciones.

¿Qué elementos debe tener una cotización?

El AI Overview de Google resume bien lo mínimo, y coincide con lo que reviso cuando un cliente me muestra sus cotizaciones. Esta tabla junta cada elemento con lo que debe llevar y el lugar donde vive dentro de la plantilla.

Los plazos de entrega no tienen campo propio porque cambian mucho de un rubro a otro. Lo más práctico es escribirlos en Notas para este cliente, que es un recuadro libre en cada cotización.

¿Qué fórmulas usa un formato de cotización en Excel?

Pocas, y todas funcionan igual en Excel y Google Sheets. Si abres el archivo con Excel en español verás los nombres traducidos (BUSCARV, SUMA, SI.ERROR), pero hacen lo mismo.

• Descripción y precio: un BUSCARV toma el código que escribiste y trae esos datos desde el Catálogo. Si el código no existe, la celda avisa “Código no está en el Catálogo” en vez de mostrar un error.
• Total por línea: cantidad × precio unitario × (1 − descuento). Con 12 artículos a 180.000 y 5% de descuento, la línea da 2.052.000.
• Subtotal: la SUMA de los totales de las 14 líneas.
• Impuesto: subtotal × el porcentaje que definiste en Datos de tu empresa. La etiqueta muestra el nombre y la tasa, por ejemplo IVA (19%).
• Total: subtotal + impuesto.
• Válida hasta: fecha de emisión + los días de validez que configuraste (15 por defecto).

El descuento va por línea a propósito. En la práctica casi siempre descuentas una parte del paquete (el volumen de artículos, por ejemplo) y no el total, y así el cliente ve exactamente dónde está la rebaja.

Impuesto por país

Cambias el nombre y el porcentaje una sola vez y todas las cotizaciones se recalculan. Si tu servicio está exento, pones 0%. Igual revisa la normativa vigente de tu país, porque hay tasas especiales y regímenes que una tabla general no cubre.

¿Cómo hacer una cotización con la plantilla, paso a paso?

1. Haz tu copia. En Google Sheets: Archivo > Hacer una copia. Si prefieres Excel, Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx).
2. Completa Datos de tu empresa: nombre, RUT, RUC o RFC, contacto, moneda, impuesto, días de validez, condiciones de pago, datos bancarios y una nota al pie. Esto se hace una vez.
3. Carga tu catálogo con un código corto (SEO-01, CON-02), la descripción, la unidad y el precio unitario sin impuesto.
4. En la hoja Cotización escribe el número (COT-2026-001), la fecha y los datos del cliente.
5. Por cada línea, escribe el código y la cantidad. Si corresponde, agrega el % de descuento. Subtotal, impuesto y total se actualizan solos.
6. Descarga solo la hoja Cotización en PDF: Archivo > Descargar > PDF en Sheets, o Guardar como PDF en Excel.
7. Anota la cotización en Registro de cotizaciones con una fecha de seguimiento.

Para la siguiente, duplicas la hoja Cotización (clic derecho > Duplicar), le pones el número como nombre y cambias cliente y códigos. Ese es todo el truco de una buena plantilla para cotizaciones: los datos que se repiten los escribes una sola vez.

Ejemplo de cotización llena

La plantilla viene con un ejemplo para que veas cómo se comporta antes de borrarlo. Es una cotización de servicios SEO para una empresa ficticia, en pesos chilenos y con IVA 19%.

Fíjate en las descripciones. “Auditoría SEO técnica completa” le dice al cliente bastante más que “Auditoría”, y eso es lo que trabaja la propuesta de valor: que quien lee entienda qué resultado se lleva por ese precio.

Errores comunes al cotizar

• Cotizar sin vigencia. Si tus costos suben en dos meses, el cliente igual puede reclamar el precio viejo. Con 15 días de validez proteges tu margen y le das una fecha para decidir.
• Numerar al azar. Con un formato fijo (COT-2026-001) encuentras cualquier cotización en segundos y no repites números.
• Mezclar precios con y sin impuesto. En el catálogo todo va sin impuesto; la plantilla lo suma al final.
• Rehacer el documento desde cero cada vez. Ahí aparecen los totales mal sumados y los datos bancarios antiguos.
• Enviar y esperar. La mayoría de las cotizaciones que he visto perderse murieron en silencio, sin un correo de seguimiento a las 48 horas.

¿Qué hacer después de enviar la cotización?

Aquí entra la hoja Registro de cotizaciones, que para mí es la más útil de la plantilla. Anotas número, cliente, fecha, monto, fecha de seguimiento, estado (enviada, en negociación, aceptada o rechazada) y el motivo. Arriba ves cinco indicadores: cotizaciones enviadas, aceptadas, tasa de cierre, monto ganado y monto en negociación.

La tasa de cierre se calcula solo sobre cotizaciones resueltas, así que una cotización recién enviada no te baja el número. Y la columna de motivos sirve mucho: después de veinte rechazos sabes si pierdes por precio, por plazo o porque llegas tarde. Esa es la parte final de tu funnel de ventas, medida con datos propios.

Cuando el volumen crece y pasas de diez cotizaciones al mes a cincuenta, la planilla empieza a quedar chica y conviene mirar qué es un CRM y cuándo vale la pena. Y como el monto en negociación es plata que todavía no entra, sirve cruzarlo con tu plantilla de flujo de caja para no gastarla antes de tiempo.

¿Cómo adaptar la plantilla a tu negocio?

• Moneda: elige entre CLP, PEN, MXN, COP, USD, EUR o ARS en Datos de tu empresa.
• Catálogo: reemplaza los servicios de ejemplo por los tuyos. Si vendes por hora, crea un código tipo HOR-01 con unidad Hora.
• Productos físicos: usa la columna Unidad para caja, kilo o metro, y anota los plazos de despacho en Notas para este cliente.
• Condiciones: cambia el texto de pago (por ejemplo, 50% al aceptar y 50% contra entrega) y tus datos bancarios.
• Ítems nuevos: si un cliente pide algo fuera del catálogo, agrégalo primero con un código nuevo y así queda guardado para la próxima.